Meer voor dezelfde prijs: voorkom geknabbel aan je marge

Aanbieders van diensten krijgen steeds vaker de vraag van hun klanten – of nemen zelf het initiatief – om hun diensten niet meer aan te bieden op nacalculatie – ook wel uurtje-factuurtje genoemd – maar voor een vaste prijs. Dat biedt voordelen voor de klant, want die weet zo van te voren waar die aan toe is. Voor jou als aanbieder is het voordeel dat je je meerwaarde als specialist veel beter te gelde kunt maken. Als jij sneller en beter bent dan je concurrenten dat kun je dit meestal niet duidelijk maken als je wordt vergeleken op je uurtarief, maar wel als je vergeleken wordt op de totale kosten.

Als je werkt met vaste prijzen dan kan het voorkomen dat je klant tijdens het uitvoeren van je opdracht steeds iets extra’s van je vraagt om erbij te doen. Dingen waar je niet aan had gedacht toen je de prijsafspraak maakte en die ook niet echt bij de projectopdracht horen. Een kleine extra activiteit kost je niet zoveel tijd en moeite en als het je klant tevreden houdt doe je het graag. Maar al die kleine extra’s kunnen aardig oplopen en dan kom je achteraf nog weleens tot de ontdekking dat je klant ongemerkt je hele marge heeft opgepeuzeld. Eigenlijk heeft je klant de onderhandelingen gewoon voortgezet nadat de prijsafspraak was gemaakt, maar dat heb jij je pas achteraf gerealiseerd.

Hoe kun je je verweren tegen dit soort praktijken? Je wilt de relatie met je klant niet op het spel zetten door botweg te weigeren, maar je wilt ook je marge beschermen. Het beste kun je vooraf heel duidelijk zijn over hoe je omgaat met meerwerk. Dat vergt een investering in tijd in de offertefase en tijdens de mondelinge onderhandelingen.

Bespreek de volgende punten vooraf met je klant en neem ze op in je offerte:

• Bespreek het gewenste resultaat en de scope uitgebreid en zet dit daarna op papier in je offerte: wat ga je doen en – misschien nog belangrijker: wat ga je niet doen; wat valt buiten je scope.
• Benoem de risico’s en afhankelijkheden. Vaak zul je moeten samenwerken met de organisatie van de klant. Wat als bijvoorbeeld bepaalde data niet beschikbaar is of de klant geen medewerkers vrijmaakt? Als jouw resultaat hier (mede) van afhankelijk is, dan moet je die afhankelijkheid benoemen.
• Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden: wat doe jij, wat doet de klant zelf.
• Vertel dat alles wat niet in scope is eventueel kan worden uitgevoerd tegen meerkosten.

Soms kun je bij voorbaat al zien dat de scope van de opdracht te beperkt is. Vraag dan expliciet na hoe de klant de gehele scope denkt in te vullen. Dat kan al veel discussie in een later stadium schelen. En daarna moet je je grenzen bewaken tijdens de opdracht.

Maar wat nu als toch blijkt dat de afspraak vooraf niet helder genoeg was. Misschien zit je nu op een lopende opdracht waarbij je klant steeds meer wil voor dezelfde prijs. Hoe ga je hiermee om?

• Bespreek de situatie met je klant. Benoem expliciet dat je gevraagd wordt werkzaamheden te verrichten die niet waren voorzien en niet bij de projectprijs zijn inbegrepen.
• Als het niet de eerste keer is dat het gevraagd wordt, benoem dat dan ook en maak duidelijk dat je het gevraagde niet meer onder het projectbudget kunt scharen, maar dat je met alle liefde de werkzaamheden kunt uitvoeren tegen een meerprijs, of bijvoorbeeld dat de klant een “strippenkaart” kan nemen voor dit soort extra’s. De strippenkaart is dan bijvoorbeeld goed voor een aantal dagen of uren extra inzet.
• Als je de werkzaamheden eigenlijk niet zelf wilt uitvoeren, meld dit dan ook – met een goede reden! – en help eventueel om een andere oplossing te zoeken voor je klant.

Blijf dus op je qui-vive gedurende je opdracht en verdedig je marge!

Heb jij hier ervaring mee die je wilt delen? Ik zie je reactie graag tegemoet op mijn weblog.

©Jeanette de Haas. Alle rechten voorbehouden. Je mag artikelen of delen hieruit elders publiceren, maar alleen met vermelding van het copyright en een werkende link naar mijn website: www.onderhandelcoach.com

Photo credit: Dave Dugdale via photopin cc